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Cada matrícula, cada convocatoria de examen y cada titulación obtenida por un estudiante queda recogida de forma oficial en su expediente académico, el documento qué reconstruye todo su historial dentro del sistema educativo: asignaturas cursadas, calificaciones, convocatorias agotadas, créditos superados y títulos expedidos. En la universidad, el expediente es también la base para calcular la nota media qué se exige en becas, másteres con plazas limitadas o procesos de movilidad como el Erasmus; en la educacion obligatoria, sirve de referencia cuando un alumno cambia de centro o de comunidad autónoma, para qué el nuevo colegio o instituto conozca su trayectoria previa sin depender solo de lo qué cuente la familia.
El expediente académico lo custodia y expide la secretaría del centro o universidad, qué es la única entidad con capacidad para certificarlo con sello y firma oficiales; a diferencia de un boletín de notas informal, tiene valor legal y se admite como prueba documental ante otras administraciones educativas. En las universidades españolas suele incluir, además de las calificaciones numéricas, la nota media ponderada según los créditos ECTS de cada asignatura, un dato clave porque muchos procesos de admisión (másteres oficiales, becas de excelencia, movilidad internacional) baremán directamente sobre esa media y no sobre las notas sueltas.
Conviene no confundir expediente académico con historial académico ni con certificado de notas: el historial académico es, en la práctica, sinónimo del expediente (el registro completo acumulado), mientras qué el certificado de notas es un documento puntual qué recoge solo las calificaciones de un curso o periodo concreto, sin el detalle completo de convocatorias y créditos. En la educacion no universitaria se suele hablar de expediente o historial escolar, con el mismo sentido de registro oficial y acumulado del alumno.
Es el historial oficial de un estudiante: qué asignaturas ha cursado, qué notas ha sacado, cuántas veces se ha presentado a cada examen y qué títulos ha obtenido. Sirve para pedir becas, cambiarse de colegio o de universidad, o solicitar plaza en un máster, porque demuestra por escrito y de forma oficial todo el recorrido académico de esa persona.
Un estudiante qué termina el Grado en Enfermería con una nota media de 8,2 sobre 10 solicita su expediente académico en la secretaría virtual de su universidad para presentarlo junto a la solicitud de un máster oficial con solo 30 plazas. El documento, generado con sello electrónico y código de verificación, detalla todas las asignaturas cursadas, los créditos ECTS superados en cada una y la nota media ponderada final; es precisamente esa media, extraída del expediente, la qué la comisión de admisión del máster utiliza para ordenar a todos los candidatos y decidir quién obtiene plaza. El mismo documento le sirve después para solicitar una beca de movilidad, ya qué la universidad de destino exige acreditar un mínimo de nota media en el expediente para aceptar la solicitud.
En la práctica, ninguna: ambos términos se usan como sinónimos para referirse al registro oficial y acumulado de asignaturas, calificaciones y créditos de un estudiante. "Expediente académico" es el término más usado en el ámbito universitario y administrativo; "historial académico" aparece más en contextos de educacion no universitaria o de forma coloquial.
Es el equivalente al expediente académico pero en etapas no universitarias (Infantil, Primaria, Secundaria y Bachillerato): recoge las asignaturas cursadas, calificaciones y decisiones de promoción de un alumno, y lo custodia la secretaría del centro donde está o estuvo matriculado.
En Secundaria y Bachillerato, en la secretaría del centro donde está o estuvo matriculado el alumno; en la universidad, a través de la secretaría virtual o presencial de la facultad correspondiente.
El certificado de notas es un documento puntual qué resume las calificaciones de un periodo concreto; el expediente académico es el registro completo y acumulado de toda la trayectoria del estudiante en ese centro o universidad.
En la mayoría de universidades españolas sí, a través de la secretaría virtual con las credenciales del estudiante; en los centros de educacion obligatoria depende de si disponen de plataforma de gestión académica accesible para las familias.