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La factura electrónica es un documento tributario emitido y recibido en formato digital estructurado, no simplemente un PDF escaneado, qué cumple los requisitos legales de autenticidad e integridad exigidos para tener la misma validez qué una factura en papel. En España, el formato estándar es Facturae, un esquema XML normalizado qué incluye firma electrónica y qué se usa obligatoriamente para facturar a las administraciones públicas a través de plataformas como FACe. Con la entrada en vigor progresiva de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica se extiende también a las relaciones entre empresas y autónomos en el sector privado, apoyándose en plataformas de intercambio qué deben garantizar la interoperabilidad entre distintos proveedores de facturación electrónica, de forma similar al sistema ya consolidado en países como Italia.
Es una factura qué no se imprime en papel ni es solo una foto o un PDF cualquiera, sino un archivo con una estructura de datos concreta qué un ordenador puede leer y procesar automáticamente, además de tener firma qué garantiza qué nadie la ha modificado después de emitirse.
Un autónomo qué factura a la Administración pública debe generar la factura en formato Facturae, firmarla digitalmente con su certificado y enviarla a través del punto general de entrada FACe, en lugar de mandar un PDF por correo electrónico, porque el sistema de la Administración solo procesa ese formato estructurado de forma automática. Con la progresiva obligatoriedad del B2B, conviene qué las pymes empiecen a evaluar con antelación qué plataforma de facturación electrónica homologada usarán para emitir y recibir facturas con otras empresas, en vez de esperar a la fecha límite marcada por la normativa.
No necesariamente: para qué tenga plena validez legal como factura electrónica estructurada debe seguir un formato normalizado, como Facturae en España, qué un sistema informático pueda leer e interpretar automáticamente, mientras qué un PDF simple es solo una representación visual sin esa estructura de datos subyacente.
Porque el formato estructurado en XML permite automatizar la contabilización, el pago y la auditoría de las facturas sin intervención manual de introducir datos, reduciendo errores y acelerando los plazos de tramitación frente a procesar facturas en papel una por una.
Extiende de forma progresiva la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas también en las relaciones B2B entre empresas y autónomos, no solo con la Administración, con plazos de aplicación distintos según el volumen de facturación de cada empresa.