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La factura es el documento mercantil que refleja y justifica una operación económica entre un vendedor o prestador y un cliente. Recoge los datos identificativos de ambas partes, el concepto y descripción de la operación, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA, las retenciones si procede y el importe total. Es el soporte legal para declarar ingresos, repercutir IVA y deducir gastos.
Es el papel (o documento digital) que demuestra que has vendido o comprado algo. Dice quién vende, quién compra, qué se vende, cuánto cuesta y cuánto IVA lleva. Sin factura, ni Hacienda te reconoce el ingreso ni puedes descontarte el gasto: es la prueba oficial de cada operación.
Debe incluir número correlativo, fecha, datos fiscales completos del emisor y del destinatario (nombre, NIF, dirección), descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA (o mención de exención), retención en su caso, y el importe total. La factura simplificada (antiguo tique) admite menos datos para importes pequeños.
Un consultor factura a una empresa un servicio de 1.000 €. La factura detalla: base imponible 1.000 €, IVA 21% (210 €), retención IRPF 15% (−150 €) y total a pagar 1.060 €. Con ese documento, el consultor declara el ingreso y el IVA repercutido, y la empresa deduce el gasto, el IVA soportado e ingresa la retención.
Los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por sus operaciones y a conservarlas (emitidas y recibidas) durante al menos cuatro años. Con la ley antifraude y la factura electrónica obligatoria entre empresas, la facturación tiende a digitalizarse y a conectarse con los sistemas de la Agencia Tributaria.
El error más común es emitir facturas sin numeración correlativa o con datos incompletos, invalidándolas. Otro es intentar deducir gastos con simples tickets sin factura. También se olvida conservar las facturas el plazo legal o se emiten fuera del plazo reglamentario.
La facturación se regula en el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) y en la normativa del IVA, con avances hacia la factura electrónica obligatoria.
El documento que acredita una operación de venta de bienes o prestación de servicios y sus impuestos.
Número, fecha, datos fiscales de ambas partes, concepto, base, IVA, retención y total.
Es una factura simplificada, válida para importes pequeños con menos datos.
Al menos cuatro años, tanto las emitidas como las recibidas.
En general no: se necesita factura completa para deducir el gasto y el IVA.