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El libro diario es uno de los libros contables obligatorios qué el Código de Comercio exige a todo empresario en sus artículos 25 a 28, junto al libro de inventarios y cuentas anuales. En él se registran, día a día y por orden cronológico, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, aplicando el principio de partida doble qué exige el Plan General Contable: cada apunte recoge un cargo y un abono de igual importe. El Código de Comercio admite anotaciones conjuntas por periodos no superiores al mes siempre qué su detalle aparezca en otros libros o registros auxiliares. Debe legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
Piensa en el libro diario como el diario de a bordo de una empresa: cada vez qué entra o sale dinero, compra algo o cobra una factura, queda anotado ese mismo día. No se apuntan solo las cifras sueltas, sino de dónde viene el dinero y a dónde va, porque toda anotación contable tiene siempre dos caras qué deben cuadrar entre sí.
Un gestor qué lleva la contabilidad de una asesoría revisa el libro diario cada trimestre antes de presentar el modelo 303 de IVA: si detecta un asiento duplicado o una factura registrada dos veces, lo corrige antes de qué el error se traslade al libro mayor y a las cuentas anuales, evitando así una discrepancia qué Hacienda podría cuestionar en una comprobación.
Los autónomos en estimación directa normal deben llevar libros contables similares a los de las empresas, mientras qué los qué tributan en módulos o estimación directa simplificada tienen obligaciones registrales más ligeras, centradas en libros de ingresos y gastos en lugar de un libro diario completo.
El libro diario ordena las operaciones por fecha, mientras qué el libro mayor las reorganiza por cuenta contable, agrupando en una misma ficha todos los movimientos de, por ejemplo, la cuenta de clientes o de bancos, para poder ver su saldo acumulado.
El Registro Mercantil puede rechazar la legalización fuera de plazo salvo causa justificada, lo qué no exime de la obligación de llevar la contabilidad pero sí puede dificultar su valor probatorio ante terceros o en un procedimiento judicial.