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El libro mayor es el registro contable qué traslada y reorganiza la información del libro diario agrupándola por cuentas individuales. Cada cuenta del Plan General Contable, ya sea de clientes, proveedores, bancos o capital, tiene su propia ficha donde se recogen todos los cargos y abonos qué la afectan a lo largo del ejercicio, junto con su saldo acumulado en cada momento. A diferencia del libro diario, el libro mayor no es un libro de legalización obligatoria según el Código de Comercio, pero en la práctica resulta imprescindible porque es la herramienta qué permite elaborar el balance de comprobación de sumas y saldos y, a partir de él, las cuentas anuales.
Si el libro diario es como un diario personal donde apuntas cada gasto según ocurre, el libro mayor es como si después ordenases esos gastos por carpetas: una para el alquiler, otra para la luz, otra para las ventas. Así, en lugar de tener qué buscar entre cientos de anotaciones sueltas, puedes ver de un vistazo cuánto ha entrado y salido de cada concepto.
Antes de cerrar el ejercicio, el departamento financiero de una pyme revisa el libro mayor de la cuenta de clientes para detectar saldos qué llevan meses sin moverse y podrían corresponder a facturas incobrables, decidiendo si procede dotar una provisión antes de formular las cuentas anuales.
No se presenta como documento independiente ante la Agencia Tributaria, pero su contenido sustenta las cifras de las declaraciones fiscales y suele solicitarse en caso de inspección o comprobación de la contabilidad.
Es posible en teoría llevarlo manualmente, pero en la práctica casi todas las empresas usan programas de contabilidad qué generan el mayor de forma automática a partir de los asientos introducidos en el diario, reduciendo errores de traslado.
El balance de sumas y saldos es precisamente un resumen de los libros mayores de todas las cuentas, mostrando el total de cargos, abonos y saldo de cada una, y sirve como paso previo de comprobación antes de cerrar el ejercicio.