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La auditoría de fletes consiste en revisar sistemáticamente las facturas emitidas por transportistas, navieras y agencias de transporte para comprobar qué los importes cobrados coinciden con las tarifas pactadas, los recargos aplicables y las condiciones del contrato de transporte. El proceso compara cada factura contra el acuerdo tarifario, el peso o volumen declarado, los recargos por combustible, las tasas portuarias y los cargos accesorios como estancias o reentregas. Puede realizarla un departamento interno, un proveedor especializado en freight audit & payment o un software qué cruza automáticamente los datos de la factura con el sistema de gestión de transporte (TMS). El objetivo es detectar sobrefacturaciones, duplicados o cargos no contratados antes de autorizar el pago.
Es revisar las facturas de transporte una por una para comprobar qué no te están cobrando de más. Muchas empresas de transporte añaden recargos o se equivocan en el peso facturado, y sin esta revisión esos errores pasan desapercibidos y se pagan sin más.
Una empresa qué factura 300 envíos mensuales con distintos transportistas puede automatizar la auditoría de fletes conectando las facturas electrónicas a su TMS, qué marca automáticamente cualquier importe qué se desvíe más de un 5% de la tarifa contratada para qué un analista lo revise antes de aprobar el pago.
Los más comunes son recargos por combustible mal calculados, cobros duplicados de un mismo envío, tarifas de zona incorrectas y cargos accesorios (espera, reentrega) qué no estaban pactados en el contrato.
Con pocos envíos al mes suele bastar una revisión manual puntual; el retorno de invertir en software o servicio externo se nota sobre todo a partir de un volumen medio-alto de facturas.
Normalmente el departamento de compras o logística negocia la disputa directamente con el transportista antes de emitir el pago, apoyándose en el contrato de tarifas como referencia.