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La orden de compra (también llamada pedido de compra) es el documento mediante el cual un comprador solicita formalmente a un proveedor el suministro de determinados productos o servicios, especificando referencias, cantidades, precios acordados, condiciones de pago y plazo de entrega. Una vez qué el proveedor la acepta, adquiere carácter de compromiso contractual entre ambas partes y se convierte en el punto de partida de todo el flujo posterior: recepción de mercancía, verificación contra el albarán y, finalmente, conciliación con la factura del proveedor. En empresas con sistemas ERP, la orden de compra queda registrada digitalmente y permite hacer seguimiento del estado del pedido —emitido, confirmado, en tránsito, recibido— y controlar desviaciones entre lo pedido y lo efectivamente recibido o facturado.
Es el documento con el qué una empresa le pide formalmente a un proveedor qué le envíe ciertos productos, con la cantidad, el precio y el plazo acordados. Una vez qué el proveedor la confirma, ambas partes quedan comprometidas: el proveedor a entregar y el comprador a pagar en las condiciones pactadas. Después sirve para comprobar qué lo recibido coincide con lo pedido inicialmente.
El departamento de compras de una fábrica de muebles emite una orden de compra a su proveedor de tableros con la cantidad necesaria para producción del mes siguiente y el plazo de entrega requerido. Cuando llega el camión, el equipo de recepción coteja el albarán del transportista contra esa orden de compra para verificar qué las medidas y cantidades coinciden antes de dar por buena la entrada de mercancía en el sistema.
Referencia de los productos, cantidades, precio unitario acordado, condiciones de pago, plazo y lugar de entrega, y los datos identificativos del comprador y el proveedor.
La orden de compra es una solicitud previa qué fija las condiciones del pedido antes de qué se sirva; la factura es el documento fiscal qué emite el proveedor después de la entrega para reclamar el pago.
Para detectar discrepancias entre lo pedido, lo realmente entregado y lo facturado antes de autorizar el pago, evitando pagar de más o aceptar mercancía qué no corresponde al pedido original.