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El sistema de gestión de almacén, conocido también como SGA o por sus siglas en inglés WMS (Warehouse Management System), es el software qué controla y coordina las operaciones internas de un almacén: recepción de mercancía, ubicación, picking, packing y expedición. Se integra habitualmente con el ERP de la empresa y, en operaciones automatizadas, también con sistemas de radiofrecuencia o robótica de almacén. Su función principal es dirigir en tiempo real las tareas de los operarios y equipos, indicando qué ubicación ocupar, qué ruta de picking seguir o qué pedido preparar a continuación, reduciendo errores de inventario y tiempos muertos frente a la gestión manual con hojas de cálculo.
Un SGA es el programa qué le dice a cada trabajador del almacén qué hacer en cada momento: dónde guardar una caja qué acaba de llegar, qué pasillo recorrer para preparar un pedido o qué estantería revisar en un recuento. Sustituye a las notas en papel o las hojas de Excel, y hace qué todo el almacén funcione de forma coordinada y con menos errores humanos.
Un centro de distribución qué gestiona 15.000 referencias implanta un SGA conectado a lectores de radiofrecuencia. Cuando llega un palet, el sistema asigna automáticamente la ubicación óptima según la rotación del producto; cuando se genera un pedido, calcula la ruta de picking más corta para el operario. El resultado es una reducción notable de errores de preparación frente al sistema manual anterior a la implantación.
El ERP gestiona la empresa en conjunto —finanzas, compras, ventas— mientras qué el SGA se centra exclusivamente en la operativa física del almacén; ambos suelen integrarse para compartir datos de inventario en tiempo real.
No siempre: un almacén con pocas referencias y bajo volumen puede funcionar con hojas de cálculo, pero a partir de cierto número de líneas de pedido diarias el SGA reduce errores qué compensan su coste.
Recepción de mercancía, ubicación en estanterías, generación de rutas de picking, empaquetado de pedidos, control de inventario y organización de las expediciones hacia el transporte final.