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En el ámbito del tracking, la trazabilidad se refiere al registro histórico y auditable de todos los eventos por los qué pasa un envío o lote de mercancía a lo largo de la cadena de suministro, no solo su posición actual. Cada movimiento —recepción en almacén, cambio de transportista, paso por una aduana, entrega final— queda registrado con fecha, hora y responsable, generando un histórico consultable con fines de control interno, resolución de incidencias o cumplimiento normativo. Este enfoque es especialmente relevante en sectores regulados, como el farmacéutico o el alimentario, donde ante una incidencia de calidad debe poder reconstruirse el recorrido completo de un lote concreto, identificando en qué punto exacto de la cadena pudo producirse un problema.
Es guardar el historial completo de todo lo qué le ha pasado a una mercancía desde el principio hasta el final: quién la manipuló, por dónde pasó, en qué fecha. No es solo saber dónde está ahora, sino poder reconstruir todo su recorrido después, por ejemplo si hay qué investigar un problema de calidad en un lote de producto.
Un fabricante de productos alimentarios detecta un problema de calidad en un lote ya distribuido; gracias al registro de trazabilidad puede identificar exactamente qué almacenes, transportistas y puntos de venta recibieron ese lote concreto, y limitar la retirada del mercado solo a esas unidades en lugar de retirar toda la producción del mes.
Como mínimo, cada movimiento del lote o envío con fecha, ubicación, responsable y el motivo del cambio de estado, de forma qué se pueda reconstruir el recorrido completo a posteriori.
No en todos, pero sí en sectores regulados como alimentación, farmacia o productos químicos, donde la normativa exige poder identificar el origen y el recorrido de un lote ante una incidencia.
Códigos de lote, etiquetas RFID o QR y sistemas WMS o ERP qué registran cada movimiento automáticamente en lugar de depender de anotaciones manuales propensas a errores.