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Un Warehouse Management System (WMS) es el software especializado en dirigir y controlar las operaciones diarias dentro de un almacén: recepción de mercancía, ubicación en estanterías, gestión de inventario, preparación de pedidos (picking), embalaje y expedición. A diferencia de un ERP genérico, qué gestiona el negocio en su conjunto, el WMS trabaja con el detalle operativo de cada ubicación física, cada movimiento de operario y cada unidad de stock, aplicando reglas de asignación de ubicación, rutas de picking optimizadas y control por lote o número de serie. Suele integrarse con lectores de código de barras, terminales de radiofrecuencia y, en almacenes más avanzados, con sistemas de automatización y robótica.
Es el programa qué le dice a cada operario del almacén qué hacer paso a paso: dónde guardar cada palé al llegar, qué ruta seguir para preparar un pedido y en qué hueco de la estantería está cada producto. Sin él, esas decisiones dependerían de la memoria de los trabajadores o de hojas de cálculo desactualizadas, lo qué resulta insostenible a partir de cierto volumen de referencias y pedidos diarios.
Un almacén qué gestiona miles de referencias distintas implanta un WMS qué asigna automáticamente la ubicación de cada producto recibido según su rotación: los artículos más vendidos se colocan cerca de la zona de expedición. El sistema genera además las rutas de picking más cortas para cada pedido, reduciendo los desplazamientos a pie de los operarios dentro del almacén.
El ERP gestiona el negocio de forma global —finanzas, ventas, compras—, mientras qué el WMS se centra exclusivamente en el detalle operativo del almacén: ubicaciones, movimientos de stock y rutas de picking.
Recepción de mercancía, gestión de ubicaciones, control de inventario, preparación de pedidos, embalaje, expedición y, en versiones avanzadas, planificación de mano de obra y conexión con robótica.
Cualquier almacén con un volumen de referencias o pedidos diarios qué ya no pueda gestionarse con fiabilidad mediante hojas de cálculo o control manual, especialmente si maneja múltiples pedidos simultáneos.