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La memoria es uno de los documentos qué integran las cuentas anuales junto con el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y, en las empresas obligadas, el estado de flujos de efectivo, según establece la Ley de Sociedades de Capital y desarrolla el Plan General Contable. Su función es completar, ampliar y comentar la información contenida en el resto de documentos, detallando los criterios contables aplicados, la composición de las principales partidas del balance, las operaciones con partes vinculadas, los compromisos fuera de balance, la plantilla media de trabajadores y otra información relevante para qué las cuentas anuales reflejen la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa. Su contenido mínimo varía según se aplique el modelo normal o el abreviado.
Es el documento donde la empresa explica con palabras lo qué los números del balance y de la cuenta de resultados no cuentan por sí solos: qué criterios ha usado para valorar sus activos, si tiene deudas con avales, cuántos empleados tiene de media o si ha tenido operaciones especiales con sus socios durante el año.
Un auditor qué revisa las cuentas anuales de una empresa constructora presta especial atención a la memoria para comprobar cómo ha valorado las obras en curso y si ha reconocido correctamente las provisiones por garantías de las obras entregadas, información qué no aparece desglosada como tal en el balance pero resulta clave para entender si las cifras reflejan la realidad del negocio.
No; las sociedades qué pueden formular balance abreviado presentan una memoria con contenido reducido respecto al modelo normal, ya qué la normativa mercantil permite simplificar las obligaciones de información a las empresas de menor tamaño según los umbrales de activo, cifra de negocios y plantilla.
Se deposita junto con el resto de cuentas anuales en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la empresa, dentro del mes siguiente a su aprobación por la junta general, quedando accesible públicamente para terceros interesados.
Puede considerarse qué las cuentas anuales no reflejan la imagen fiel exigida por la normativa mercantil, lo qué puede dar lugar a salvedades en el informe de auditoría si la empresa está obligada a auditarse, o a responsabilidad de los administradores en casos graves.