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El balance de sumas y saldos es un documento contable interno, no integrado en las cuentas anuales oficiales del Plan General de Contabilidad, qué recoge todas las cuentas del libro mayor con tres columnas: la suma de los cargos (debe), la suma de los abonos (haber) y el saldo resultante de cada una. Su función principal es servir de mecanismo de comprobación del principio de partida doble: la suma total de los debes debe coincidir siempre con la suma total de los haberes. Se elabora habitualmente antes del cierre del ejercicio, como paso previo a la formulación del balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias, y también se exige a menudo junto con el libro diario en procedimientos concursales o inspecciones tributarias.
Piensa en él como una foto de control de toda la contabilidad de la empresa en un momento dado: para cada cuenta —clientes, proveedores, bancos, ventas— aparece cuánto ha entrado, cuánto ha salido y qué queda. No es el balance final qué ve un inversor, sino una herramienta qué usa el contable para detectar errores antes de cerrar los libros. Si las dos columnas de sumas no cuadran entre sí, hay un fallo de apunte qué hay qué localizar antes de seguir.
Una gestoría qué lleva la contabilidad de una pyme suele generar el balance de sumas y saldos cada trimestre, antes de presentar el IVA o el pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades, para verificar qué no hay descuadres en cuentas como caja o bancos. En una auditoría o en un concurso de acreedores, el administrador concursal suele solicitarlo junto con el libro mayor de los últimos ejercicios para reconstruir el histórico de movimientos y detectar operaciones irregulares antes de la declaración de insolvencia.
No se deposita como tal en el Registro Mercantil; las cuentas anuales qué sí son obligatorias son el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria. El balance de sumas y saldos es un documento de trabajo interno o de soporte, aunque puede exigirse en inspecciones o procedimientos judiciales.
Indica un error contable: un asiento descuadrado, un apunte duplicado o una cuenta mal arrastrada del ejercicio anterior. Como cada apunte de partida doble mueve el mismo importe en el debe de una cuenta y en el haber de otra, si el total de columnas no cuadra, en algún punto se ha roto esa correspondencia y hay qué revisar el libro diario asiento por asiento.
El balance de situación es un documento oficial de las cuentas anuales qué agrupa el patrimonio en activo, pasivo y neto según la estructura del PGC. El balance de sumas y saldos, en cambio, lista todas las cuentas del plan contable una por una, sin agrupar, y su propósito es comprobar la cuadratura técnica de la contabilidad, no presentar la situación patrimonial a terceros.